Conformité et structuration
Un organisme en règle, une organisation claire et maîtrisée
Déclaration d'activité, bilan pédagogique et financier, mise en conformité, procédures, contrôles. Tout ce qui encadre un organisme de formation en dehors de la certification.
Par où commencer
Le diagnostic Conformité 360°
Avant d'engager des actions, il faut savoir précisément où en est votre organisme. Le diagnostic analyse votre organisation et vos pratiques au regard des obligations applicables à votre activité afin d'identifier les écarts et les points à sécuriser.
L'analyse va au-delà de Qualiopi et porte sur les principales obligations de votre organisme de formation : déclaration d'activité, contractualisation, traçabilité des actions de formation, obligations administratives et déclaratives, organisation documentaire et principales exigences liées à la protection des données.
- Un rapport structuré, point par point, avec les écarts identifiés et leur niveau de priorité.
- Un plan d'action hiérarchisé pour savoir quoi traiter en priorité et ce qui peut être programmé.
- Des recommandations concrètes pour distinguer ce que vous pouvez mettre en œuvre en autonomie et les actions qui nécessitent un accompagnement.
- Un échange d'une heure pour vous présenter les conclusions, répondre à vos questions et définir les prochaines étapes.
Diagnostic Conformité 360°
Avec le volet Qualiopi inclus.
Selon la taille de l'organismeDemander un diagnostic
Ce que je traite
Six interventions, une par situation
Chacune peut être menée seule. La plupart du temps, elles s'enchaînent à partir du diagnostic.
Mise en conformité
Les écarts repérés par le diagnostic sont traités, dans l'ordre et jusqu'au bout. Documents, procédures, preuves.
Déclaration d'activité
Le numéro de déclaration d'activité pour démarrer, ou sa mise à jour quand votre activité a changé.
Bilan pédagogique et financier
Le BPF, obligatoire chaque année. Préparé à partir de vos données réelles, et déposé dans les délais.
Structuration documentaire
Vos modèles de convention, contrat, convocation, attestation et émargement, refaits une fois pour toutes.
Création ou refonte de processus
Quand l'organisme a grandi plus vite que son organisation, et que chacun fait à sa façon.
Préparation à un contrôle
Contrôle de la DREETS ou d'un financeur. Le dossier est reconstitué et prêt à être présenté.
Sauf pour la mise en conformité, qui a son propre tarif, ces interventions sont chiffrées au forfait ou sur devis, selon la nature, le volume et la complexité de la demande. Le montant est fixé avant le démarrage et ne bouge plus.
La conformité se prépare avant le contrôle
DREETS, financeur, OPCO… une demande de justificatifs peut intervenir au cours de l'activité et concerner des actions de formation parfois anciennes. L'enjeu est alors de pouvoir retrouver rapidement des dossiers complets, cohérents et correctement documentés.
Une organisation suivie au fil de l'eau permet de répondre plus sereinement aux demandes et d'éviter de devoir reconstituer les dossiers dans l'urgence.
Et après
La conformité ne s'arrête pas à la mise en conformité
Les pratiques évoluent, de nouveaux dossiers arrivent et les échéances se succèdent. Sans suivi régulier, les écarts peuvent réapparaître. La conformité se pilote dans la durée.
Pilotage conformité et qualité
Le suivi réglementaire tout au long de l'année, avec revue, veille et tableau de bord. Trois niveaux, à partir de 290 € par mois.
Questions fréquentes
Les questions à se poser sur la conformité
Quelle différence entre le diagnostic Qualiopi et le diagnostic 360° ?
Le diagnostic Qualiopi se concentre sur les exigences du Référentiel national qualité. Le diagnostic Conformité 360° élargit l'analyse aux obligations réglementaires et à l'organisation globale de votre organisme de formation. Le premier répond à un enjeu Qualiopi ; le second permet d'avoir une vision plus complète de votre conformité.
Je ne suis pas certifié Qualiopi, cette page me concerne-t-elle ?
Oui. L'article L. 6316-1 du code du travail impose la certification aux organismes financés par un OPCO, par l'État, par une région, par la Caisse des dépôts et consignations, donc par le CPF, par France Travail, par l'Agefiph ou par une commission de transition professionnelle.
Vos obligations d'organisme de formation, elles, ne dépendent pas de cette certification : elles s'appliquent dès la déclaration d'activité, que vous soyez financé ou non. Bilan pédagogique et financier, documents contractuels, traçabilité des parcours. C'est l'objet de cette page.
Vous vous occupez du dépôt du BPF, ou seulement de sa préparation ?
Je peux prendre en charge l'ensemble de la démarche : préparation du BPF à partir de vos données, contrôle des informations, validation avec vous et saisie sur la plateforme dédiée si vous me confiez les accès nécessaires. Vous restez responsable de l'exactitude des informations déclarées et de la validation finale.
Que se passe-t-il si un contrôle est déjà en cours ?
Si vous faites déjà l'objet d'un contrôle ou d'une demande de pièces, précisez-le dès notre premier échange. L'accompagnement est alors adapté à la situation : nous identifions les éléments demandés, vérifions les pièces disponibles, organisons le dossier et préparons la réponse dans le respect du délai communiqué par l'organisme de contrôle.
Premier échange
Toutes les obligations ne vous concernent pas
Un échange de 30 minutes, sans engagement, pour faire le point sur votre situation, comprendre vos priorités et identifier l'accompagnement le plus adapté à vos besoins.
Conseil, pilotage et gestion administrative externalisée. Pau et toute la France.
Interventions ponctuelles
Accompagnements mensuels
Le cabinet
Contact
- contact@lgestionpro.com
- 06 78 80 98 12
- Pau, Pyrénées-Atlantiques