Mise en conformité
Passer du constat aux corrections
Des écarts ont été identifiés. Il faut maintenant les prioriser, corriger ce qui doit l’être, formaliser les pratiques et mettre en place des outils adaptés à votre fonctionnement.
Le problème résolu
Savoir ce qui ne va pas ne suffit pas
Un rapport de diagnostic, aussi précis soit-il, ne corrige pas les écarts identifiés. Il faut ensuite passer à l'action : mettre à jour les documents, formaliser certaines pratiques et adapter ou créer les outils nécessaires.
C'est souvent à cette étape que les choses se compliquent : les corrections demandent du temps, doivent être priorisées et intégrées au fonctionnement quotidien de l'organisme.
L'objectif : traiter les écarts identifiés de façon structurée et laisser une organisation réellement utilisable au quotidien.
Un outil n'est utile que s'il trouve sa place dans le fonctionnement réel de votre organisme.
Ce que vous recevez
Des corrections concrètes, des outils qui restent
Tout ce qui est créé ou actualisé dans le cadre de la mission vous est remis. L'objectif : que votre organisation puisse continuer à fonctionner sans dépendre de moi.
- Un plan de mise en conformité personnalisé, avec les actions priorisées et leur suivi.
- Les documents du périmètre revus, corrigés ou actualisés, selon les écarts identifiés.
- Les outils nécessaires créés ou adaptés : trames, registres, check-lists, tableaux de suivi, matrices…
- Les procédures nécessaires formalisées ou actualisées, en fonction de votre organisation.
- Une organisation documentaire structurée pour retrouver et conserver dossiers, documents qualité et éléments de preuve.
- Un contrôle de fin de mission, permettant d'identifier ce qui est corrigé, ce qui reste à finaliser et les points à surveiller.
- Un bilan de fin d'accompagnement, avec les recommandations pour maintenir l'organisation mise en place.
Le périmètre
Ce que la mise en conformité ne comprend pas
Certaines interventions nécessitent une prestation complémentaire. Le périmètre exact de la mission est défini dans le devis avant le démarrage.
- La gestion administrative courante de l'organisme de formation
- L'accompagnement complet à une certification Qualiopi ou la préparation complète à un audit de surveillance ou de renouvellement
- Le pilotage continu de la conformité et de la démarche qualité après la fin de la mission
- La reprise complète des dossiers antérieurs, sauf si elle est expressément prévue dans le périmètre
- La préparation complète à un contrôle administratif ou financier
- Les prestations relevant des professions réglementées, notamment juridiques, comptables ou fiscales
En pratique
Deux niveaux, selon l'ampleur des écarts
pour la mission
Pour des écarts ciblés, lorsque les corrections à apporter sont clairement identifiées et que l'organisation existante peut être conservée.
pour la mission
Lorsque les écarts sont plus nombreux ou nécessitent de reprendre plus largement l'organisation documentaire, les procédures et les outils de suivi.
Durée indicative : de trois à huit semaines, selon l'ampleur des écarts, les priorités retenues et votre disponibilité. Le périmètre et le tarif sont définis avant le démarrage. Toute évolution en cours de mission fait l'objet d'un accord préalable.
Avant et après
La mise en conformité s'inscrit dans un parcours
Elle part d'un état des lieux précis pour corriger les bons écarts. Une fois l'organisation remise à niveau, un suivi régulier permet de maintenir la conformité et la démarche qualité dans la durée.
Savoir précisément ce qu'il faut corriger
Lorsque les écarts ne sont pas encore clairement identifiés, un diagnostic permet d'établir l'état des lieux et de définir les actions à mener.
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Maintenir la conformité dans la durée
Une fois l'organisation remise à niveau, le pilotage permet de suivre les échéances, la démarche qualité et les évolutions réglementaires, sans attendre le prochain audit ou contrôle.
Questions fréquentes
Les questions à se poser avant de se lancer
Faut-il obligatoirement passer par un diagnostic d'abord ?
Non. La mise en conformité suppose en revanche que les écarts à traiter soient clairement identifiés. Si vous disposez déjà d'un rapport d'audit, d'un retour de financeur ou de contrôle, ou d'une liste précise des écarts, nous pouvons partir de ces éléments. Dans le cas contraire, un diagnostic permet d'établir l'état des lieux et le plan d'actions.
Qui refait les documents, vous ou moi ?
Je prends en charge les corrections, créations ou mises à jour prévues dans le périmètre de la mission. Vous me transmettez les informations nécessaires et validez les documents qui relèvent de votre organisme. Ils restent sous votre responsabilité et, lorsqu'une signature est requise, sous votre signature.
La mise en conformité garantit-elle l'obtention ou le maintien de Qualiopi ?
Non. La décision de certification appartient exclusivement à l'organisme certificateur. La mise en conformité porte sur les écarts et le périmètre définis dans la mission ; elle ne constitue pas, à elle seule, une préparation complète à l'audit.
Comment savoir si je relève des 990 € ou des 1 490 € ?
Le niveau dépend de l'ampleur des écarts, du volume de corrections à réaliser et de la profondeur du travail documentaire nécessaire. L'échange de 30 minutes permet de cadrer votre situation ; si besoin, je m'appuie sur les éléments existants avant de vous proposer le périmètre et le tarif adaptés. Tout est fixé dans le devis avant le démarrage.
Et si de nouveaux écarts apparaissent en cours de mission ?
Nous en parlons avant toute intervention complémentaire. S'ils entrent dans le périmètre convenu, ils sont traités dans le cadre de la mission. S'ils nécessitent d'élargir le périmètre, je vous propose un ajustement écrit avant de poursuivre. Rien n'est engagé ni facturé sans votre accord.
Que se passe-t-il à la fin ?
Vous récupérez les documents et outils prévus au périmètre ainsi qu'un bilan de fin de mission. Les actions sont identifiées comme corrigées, à finaliser ou à surveiller, avec les recommandations nécessaires pour maintenir l'organisation mise en place. Vous savez ainsi ce qui a été réalisé et ce qui reste éventuellement à suivre.
Premier échange
Dites-moi ce qui a déjà été repéré
Un rapport d'audit, un retour de financeur, un contrôle ou une liste d'écarts : nous partons de ce que vous avez déjà. En trente minutes, nous cadrons la situation et déterminons les prochaines étapes.
Conseil, pilotage et gestion administrative externalisée. Pau et toute la France.
Interventions ponctuelles
Accompagnements mensuels
Le cabinet
Contact
- contact@lgestionpro.com
- 06 78 80 98 12
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